Specialist Payroll, HR

【職務目的・ポジションの位置付け】

本ポジションは、チームリーダーをサポートし、日本チーム、⼤連（Dalian）チームおよび外部ベンダーと連携しながら、以下の人事オペレーション領域を担当します。

• 勤怠管理
• 報酬・給与管理
• 福利厚生管理
• ペイロール（給与計算）
• 従業員からの問い合わせ対応
• その他、日本固有の人事オペレーション業務

【主な業務内容】

• 担当サービス領域における各種人事オペレーション業務を自立して遂行し、SLAを達成する
• 法令および社内規程に準拠した業務プロセス管理・運用統制の実施
• 業務プロセス関連ドキュメントの更新およびレビュー対応
• 社内外のステークホルダーと良好な関係を構築し、プロアクティブなコミュニケーションを行う
• 業務上の課題やリスクを特定し、改善策・解決策を提案・実行する
• ローカルHRチームと従業員の橋渡し役として、問い合わせへの迅速かつ適切な対応を行う
• 従業員満足度および業務効率向上を目的とした業務改善の推進
• グローバル／ローカルHRプログラムの導入および展開サポート
• ペイロールに関わる内部・外部監査対応
• ジュニアメンバーへの日常業務指導および知識共有
• 就業規則・労働法を含む各種人事関連法令の遵守
• 外部ベンダーのマネジメント、交渉、およびシステム改善・最適化対応

【必要な知識・スキル・経験】

• Microsoft Office（特にExcel／Access）に関する高いスキル
  ※VBAの知識があれば尚可
• 人事システムの使用経験（SuccessFactors、ServiceNow 等が望ましい）
• ペイロールまたはC&B（報酬・福利厚生）分野における専門知識
• 高い正確性、数値管理力、分析力
• 継続的な業務改善への強い意識
• サービスマインドが高く、人に寄り添った対応ができる方
• チームワークを重視し、優れたコミュニケーション力・対人スキルを持つ方
• 学習意欲が高く、常に知識更新を行える方

【応募資格・学歴】

• 多国籍企業におけるペイロールまたはC&B実務経験：4年以上
• 大学卒業または同等の実務経験
• 日本のビジネス慣習、就業規則、労働法・人事関連法規に関する高い理解
• 日本語（Fluent）および英語（読み書きレベル）

Purpose & Overall Relevance for the Organization

This position is responsible for assisting team leader and co-work with team members from Japan and Dalian team as well as 3rd-party vendor for below service lines:

• Time management
• Compensation administration
• Benefit administration
• Payroll administration
• Employee inquiries
• Other country specific processes administration

Key Responsibilities

• Complete all administrative tasks of the defined services independently and achieve the SLA requirements;
• Implement operation control steps compliance with legal requirements and internal policies;
• Ensure the process related documents are updated and submitted for review properly;
• Keep good relationships with business partners and Internal Stake Holders on a proactive basis;
• Ensure appropriate process / framework to review challenge is operated and propose solution for the process risks;
• Liaise between local HR teams and employees and ensure smooth communication & prompt resolution of all queries;
• Proactively identify and implement the process improvement to achieve employees satisfactory and higher efficiency;
• Support the global and local HR programs implementation;
• Support the internal/external audits involving payroll;
• Guide the junior team members on daily operation and share the knowledge proactively；
• Ensure/Keep compliance with employee policies and labor related laws;
• Daily Vendor Management as well as negotiation and system optimization when needed.

Knowledge, Skills and Abilities

• Excellent knowledge of MS-Office applications, especially Excel/Access; familiarity with VBA is an advantage;
• Experience with business computing solutions, ideally also with SuccessFactors and ServiceNow ticketing solutions;
• Knowledge expert in payroll or C&B area;
• Attention to details with good numerical & analytical skills;
• Strong mindset in process continuous improvement;
• Familiarity with the relevant industry is an advantage;
• Good service mindset, people focus and self-motivated;
• Good team player, strong communication and interpersonal skills;
• Eager to learn and keep the knowledge up to date;

Requisite Education and Experience / Minimum Qualifications

• Minimum of 4 years of payroll or C&B work experience in a similar function for a multi-national company
• Undergraduate degree or equivalent professional experience
• Best knowledge of the Japan business needs, company rules, law and HR regulations
• Good command of Japanese and written English